Front Office Departement

Pembaca sebelumnya saya mohon maaf, untuk postingan ini saya ambil dari beberapa blog dan web, jadi jika ada kesamaan saya pribadi tidak bermaksud untuk mencopy hak cipta manapun.

Front Office Hotel

              Bagian / department di dalam hotel yang bertanggung jawab untuk reservasi tamu, registrasi, pelayanan tamu sebelum datang, saat kedatangan maupun saat check out dan pembayaran, juga tempat pusat informasi tentang hotel product knowledge maupun informasi pendukung tentang kegiatan bisnis di mana hotel itu berada dan berperan sebagai kesan pertama tamu tentang citra / kondisi hotel.

              Bagaimana kita memperlakukan mereka selama mereka menginap akan sangat menentukan pengalaman mereka. Karena pengalaman yang mengesankanlah yang akan membawa mereka ke kunjungan berikutnya.
Mereka yang terkesan dengan pelayanan, keramahan dan keunikan hotel, akan memberikan komentar positif dan memberi rekomendasi ke orang lain.

Beberapa fungsi Front Office Department / Bagian Kantor Depan hotel :

Reservasi
             Bagian yang bertugas dalam pengelolaan pemesanan tempat / kamar terlebih dahulu sebelum tamu dating ke hotel, hal ini dilakukan supaya tamu mendapat jaminan akan memperoleh tempat / kamar yang diinginkan saat tiba ke hotel.

            Bagian ini dibeberapa hotel masuk dalam struktur organisasi Marketing namun ada juga yang memasukkan dalam Front Office Department. ( Room Division )
Permintaan Reservasi kamar hotel datang dengan berbagai sarana, seperti surat, telephone, datang langsung, internet,  e-mail maupun SMS

F The Reservation Process / pengelolaan pemesanan kamar :

ü  Same day reservation / pemesanan pada hari yang sama

ü  Normal Reservation / pemesanan kamar dilakukan beberapa hari sebelum datang.

ü  Guaranted Reservation / pemesanan kamar yang disertai dengan deposit baik itu berupa uang, kartu kredit, voucher travel maupun surat jaminan dari perusahaan ( GL / guarantee letter )

ü  Six p.m-Release / pemesanan yang  dilakukan tidak bergaransi, jika sampai pada jam 6 sore ( 6.00 pm ) tidak datang maka kamar tersebut bisa dijual ke tamu lain. Untuk kondisi ini biasanya pada saat reservasi tamu ( pemesan ) telah diberitahu tentang kondisi dan aturan ini.

ü  Forecast occupancy / pengelolaan kebutuhan tamu untuk kamar.

ü  Manage Over Booking System / kelebihan booking dari kapasitas.

ü  Yield Management System / Pengelolaan, penjualan  harga kamar berdasar sedikit banyaknya permintaan kamar pada saat itu. ( hotel bisa menjual kamar berdasarkan target hotel saat itu ), biasanya hal ini dilakukan pada saat waktu ramai ataupun saat event / hari-hari tertentu.

ü  Group Reservation / pemesanan kamar dilakukan untuk rombongan.

ü  Individual Reservation / pemesanan kamar dilakukan secara perorangan.

ü  Corporate Reservation / pemesanan dilakukan oleh perusahaan atau untuk perusahaan

ü  Travel Agent Reservation  /  pemesanan kamar dilakukan oleh biro perjalanan ( dalam hal ini jika tamu tersebut tidak datang maka yang ditagih adalah pihak dari travel agent, hal ini dilakukan karena telah ada perjanjian / kontrak dengan Travel Agent tersebut ).

Check in

Proses awal dalam urutan  pelayanan tamu ketika datang di hotel, adapun metode check in bermacam-macam :

F Tamu tiba di hotel disambut  oleh : 

ü  Doorman atau doorgirl ( yang membukakan pintu lobby ),

ü  Bellboy ( yang mengurusi luggage / barang bawaan tamu ),

ü  GRO ( Guest Relation Officer / yang mempersiapkan, mengantarkan dan memberikan informasi keperluan tamu selama di hotel ) dan diantar  ke reception counter ( proses registrasi )

ü  Tamu tiba di hotel disambut doorman, bellboy, GRO dan diantar langsung ke kamarnya ( didalam kamar hanya mendatangani registration form ) hal ini sering disebut juga speedy check in / flash check in / Express Check In.
Dalam guest check in / kedatangan tamu ada beberapa kriteria / kondisi dimana perlakuannyapun akan berbeda :
1.    Individual Check In / F.I.T (Frequent Individual Traveler)
2.    Group Check In / Tour Check In / G.I.T (Group Individual Traveler)
3.    VIP  Check In
4.    Returning Guest Check In
5.    Showing Room.

Registration & Guest Service
             Tamu yang akan menginap harus melakukan registrasi, pendaftaran,  pengidentifikasian tentang keberadaannya di hotel dimana tamu mengisi di registration card / registration form ( tamu diminta untuk menyerahkan KTP, Passport ) dan deposit, GL, Voucher dari data tersebut petugas akan memindahkan ke database system computer sehingga bisa terhubung ke semua department.

Saat tamu Ceck In dan registrasi ada beberapa kemampuan yang dilakukan oleh reception / front desk agent :

1. Up selling system / proses pelayanan tamu saat kedatangan / arrival registrasi / check in
2. Product knowledge / pusat informasi baik tentang hotel maupun tentang daerah setempat, pengelolaan pelayanan tamu , kedatangan tamu sampai set harga kamar ( room rate )
3. Manage guest service
4. Maintenance relationship
5. Handling Complaint / Menangani keluhan tamu

Check Out

Proses dimana tamu melakukan proses penyelesaian pembayaran / billing dimana proses ini sering juga disebut the last impression, adapun data yang perlu dipersiapkan adalah Guest Folio  ( kumpulan transaksi tamu selama menginap di hotel ) baik itu tentang Food Beverage Service, laundry, business centre, meeting  dll.

Beberapa hal dalam penanganan check out
•    Tamu telephone ke reception untuk informasi check out
•    Tamu datang ke front desk / reception untuk check out
•    Normal Check Out, Express Check out, Group Check Out.
•    Reception info ke Housekeeping untuk pengecekan kamar
•    Bellboy datang untuk penanganan barang bawaan
•    Reception menyiapkan billing, dokument lain dan meminta kunci kamar.
•    Pembayaran dengan kredit card, City Ledger
•    Perlakuan gromming, salam untuk akhir yang menyenangkan
•    Doorman membukakan pintu dan mengantar sampai mobil

Revenue Cycle
•  Pengelolaan Billling, Guest Folio, pembayaran Cash, Credit & City Ledger.

Administration & Data Management
•    Profile database / Pengelolaan System data tamu
•    Budgeting & Forecasting
•    Set up Rate Structure
•    Room Alllocation
•    Room Configuration
•    House Count Information
•    House Use
•    Day Use
•    Guest Key Management System
•    Night report
•    Safe Deposit Box Procedure
•    Guest comments record, report and analysis
•    Late Charge
•    Skipper.
•    Butler

Beberapa jenis pelayanan pada Front Office :
Rooms
              Rooms Division ( didalamnya termasuk laundry & dry cleaning, extra bed, minibar ). Kamar adalah product utama yang dijual. Dalam penjualan kamar beberapa hotel memasukkan breakfast sebagai satu paket namun ada juga hotel yang memisahkan antara rooms dan breakfast.

F Concierge, Valet Service, Transportation

ü  Pusat pelayanan, penyimpanan, pengantaran, pengambilan, barang-barang tamu, packing.

ü  Pelayanan peletakan mobil tamu / parkir / valet service.

ü   Pelayanan penjemputan / pengantaran.

ü   Pelayanan penyewaan mobil / rental.

ü   Airport Representative.

F Business Centre Servcie,  Drug Store, Money Changer

ü  Pusat pelayanan kesekreatariatan : Foto Copy, Fax, Laminating, pengetikan, penjilidan, internet, rental computer, pengurusan tiket, rental mobil. Pengiriman surat, paket. Courier Service, dll.

ü   Penyediaan barang-barang kebutuhan tamu : obat, buku-buku, majalah, voucher hand phone,  gunting, cutter, lem, pembalut wanita, dll.

ü   Money Changer / fasilitas yang diberikan tamu untuk penukaran mata uang. Nilai tukar rupiah akan ditetapkan berdasarkan tarif bookkeeping yang berlaku di hotel.

ü   Arcades

ü   Lobby Entertainment.

ü   Lobby Exhibition.

ü   Rental room.

ü   Cake Shop .

ü  Tour Package.

Telephone Operator

Operator saat ini tidak  lagi jadi department revenue melainkan sudah jadi bagian dari service tamu / fasilitas. Hal ini dikarenakan sudah banyaknya pemakai mobile phone ( handphone ) yang memang telah menjadi kebutuhan untuk setiap orang.

Seorang operator telephone harus berbicara dengan suara yang jelas, lancar dan harus mempunyai kepribadian yang baik, ramah, sopan dan murah senyum. Walau dalam telephone tidak dapat dilihat langsung tapi kepribadian baik dan suasana yang senang akan berpengaruh positif terhadap suara yang diucapkan.

Sesuai dengan perkembangan seksi telephone tidak hanya berfungsi sebagai menerima dan menyambungkan telephone tapi juga menjalankan fungsi reservasi, upselling dan pusat informasi.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada bagian adalah :
1.    Berbicara jelas
2.    Mengulang pesan
3.    Memahami pesan dengan penegasan
4.    Mencatat tanggal pesan
5.    Waktu penerimaan pesan
6.    Mencatat identitas pemberi pesan.
7.    Mengolah kata, alih bahasa yang mudah dipahami pada penulisan
       orang pertama dan ketiga.
8.    Meneliti pesan tertulis.
9.    Menyampaikan pesan.

Beberapa perlengkapan dan istilah dalam seksi operator :
•    Swicth board telephone, Komputer set
•    Video audio system set
•    PABX
•    Emergency call line
•    Wake up call system
•    Paging system
•    Charging / billing system
•    Telephone feature
•    Rooming List
•    Hotel information System
•    Incoming Call
•    Outgoing Call, long distance call, overseas call.

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

1.   Serah Terima ( Handling Over )
      Maksud dan Tujuan

• Memastikan  serah terima tugas dari petugas satu shift ke petugas shift berikutnya dapat berlangsung dengan efektif dan efisien.
• Penyampaian informasi yang harus ditindaklanjuti oleh shift berikutnya.

     Uraian Kerja

• Pengecekan kamar-kamar check in apakah sudah di masukkan ke dalam sistem komputer hotel dan menuliskan/mencantumkan nomor  folio pada RC ( RC/ Registration Card    : formulir yang digunakan untuk mencatat data tamu yang check in ).
• Pengecekan persiapan Expected Arrival (EA : formulir yang berisi daftar tamu yang akan datang pada hari tersebut)
• Pengecekan kelengkapan kunci
• Memastikan tamu yang akan check out ED (Expected Departure : formulir yang berisi daftar tamu yang akan check out/meninggalkan hotel pada hari tersebut ) apakah memperpanjang tinggalnya atau tidak.
• Mengisi Log Book yang meliputi :

         1.  Kamar-kamar yang sudah check in pada shift tersebut.
         2.  Kelengkapan kunci
         3.  Kelengkapan persiapan Expected Arrival
         4.  Informasi lain yang harus ditindaklanjuti oleh shift berikutnya.

• Menyampaikan hal penting yang harus ditindaklanjuti ke petugas shift berikutnya.
• Pengecekan persiapan Serah Terima oleh shift berikutnya.
• Melakukan serah terima dari satu shift ke shift berikutnya.
• Bukti serah terima berupa tanda tangan petugas yang menerima (shift berikutnya).

2.   Preparation Morning shift
      Maksud dan Tujuan
      Memastikan  kegiatan persiapan kerja di Front Office yang menyangkut
      pemesanan kamar meliputi pengecekan blocking kamar, rekonfirmasi,
      penyiapan fruit basket, dan pencetakan RC.dapat berlangsung dengan
      efektif dan efisien.

Uraian Kerja
Mengetahui pesanan kamarnya sudah atau  belum diblok

• Pengecekan Expected Arrival
• Kebutuhan pemastian informasi kedatangan tamu.
• Mencetak EA List.
• Mengecek pesanan kamar apakah no. kamar yang sudah diblok sebelumnya atau belum

Pengecekan  Room Status dan Bloking kamar selesai

• Mengetahui pesanan yang kamarnya sudah dan  belum diblok.
• Mengecek ulang status kamar yang EA.
• Jika terdapat status yang tidak siap jual sedangkan kamar sudah diblok, maka dipindahkan bloking no kamar ke no kamar yang statusnya siap jual (VCI)
• Untuk kamar yang belum diblok dipindahkan bloking no kamar ke no kamar yang statusnya siap jual (VCI) juga.
• Jika kamar yang siap jual belum cukup segera menghubungi Housekeeper/Housekeerping Departemen untuk mendapatkan informasi status kamar yang terbaru yang siap jual, atau yang prioritas bisa di-VCI-kan

Mengetahui kepastian calon tamu akan datang dan mencetak EA List yang sudah diperbaiki / Rekonfirmasi

• Kebutuhan pemastian kembali pemesanan kamar yang dilakukan oleh calon tamu.
• Menghubungi calon tamu atau contact person guna memastikan kedatangan calon tamu.
•  Mendapatkan jawaban kepastian kedatangan calon tamu.
• Jika calon tamu tidak jadi datang, maka pesanan dibatalkan (release), dan memberlakukan syarat dan kondisi yang telah disepakati.
• Jika calon tamu positif akan datang, maka proses diteruskan.

Pengiriman fruit basket

• Mengetahui kepastian calon tamu akan datang dan mencetak EA List yang sudah diperbaiki
• Menghubungi F&B Department dan memberitahukan untuk mengirim Fruit Basket, sesuai dengan Complimentary Order yang telah dibuat sehari sebelum tanggal kedatangan..
• Menyerahkan kunci dan EA List yang sudah diperbaiki ke bagian F&B Department untuk ditindaklanjuti.

Mencetak RC

• Kebutuhan untuk efisiensi dalam proses registrasi.
• Mencetak RC dari EA hari tersebut.
• Memindahkan bukti jaminan yang ada pada Reservation Form ke RC dari tamu yang telah memesan kamar sebelumnya.
• Menyiapkan RC, hotel passport, meal & welcome drink coupon,  dalam satu amplop yang telah diberi nama calon tamu.

Pengecekan Kunci-kunci kamar
Memastikan kesesuaian kunci dengan  dengan room status yang ada

• Memastikan jumlah fisik kunci dibandingkan dengna room available.
• Print/display ving card key yang sudah dibuat; dibandingkan dengan room status.
• Buat laporan kunci/log book dan melaporkan ke FOM
• Kesesuaian jumlah fisik kunci, penggunaan ving card dan room status

Kepribadian petugas kantor depan sangat menentukan terhadap produk dan pelayanan yang diberikan sebab harapan dan keinginan tamu yang datang ke hotel adalah menginginkan satu paket yang terbaik antara produk, pelayanan dan proses pemberian pelayanan tersebut. Atribut kepribadian yang harus dimiliki oleh petugas kantor depan yaitu:

1.      Mempunyai pengetahuan yang baik tentang produk hotel (good general knowledge of hotel product).

2.      Berpenampilan yang baik dan rapih.

3.      Mempunyai keahlian yang baik.

4.      Dapat dipercaya.

5.      Mampu berdiplomasi.

6.      Berinisiatif.

7.      Berkelakuan baik.

8.      Mempunyai kemauan yang besar untuk selalu memberikan pelayanan

3.    Kepribadian Seorang Front Liner

Kantor Depan adalah cermin dari kualitas hotel untuk pertama kali bagi tamu saat memasuki suatu Hotel, untuk itu kesiapan, kesigapan, ketepatan serta kemampuan semua karyawan di bagian kantor depandalam menjalankan fungsi tugas dan tanggung jawabnya sangatlah menentukan dalam memberikan impresi baik maupun kurang baik atau buruk pada para tamu Hotel sebelum para tamu tersebut mendapatkan.

Pelayanan dan pengalaman yang lainnya saat mereka dating untuk menginap maupun tidak di suatu Hotel. Ingat ada dorongan motivasi berupa slogan bagi karyawan kantor depan sebagai berikut: “ WE DO NOT HAVE A SECOND CHANCE TO GIVE GOOD IMPRESSION TO OUR GUESTS ” (Kita tidak pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk memberikan impresi yang baik kepada para tamu kita).

Kantor depan hotel(front office) secara operasional berhubungan dengan tamu dan area kerjanya tidak jauh dari lobby, daerah yang paling ramai hilir mudik tamunya, oleh sebab itu bagian ini disebut dengan bagian front office. Kantor depan hotel merupakan salah satu bagian dari hotel yang paling penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh hotel. Tujuan dari kantor depan hotel adalah sebagai berikut:

1.      Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel dari tahun ke tahun.

2.      Meningkatkan jumlah tamu langganan.

3.      Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat kepada tamu.

4.      Membentuk citra hotel yang positif Kantor depan hotel memiliki fungsi dalam mewujudkan tujuan dari hotel, fungsi tersebut dilakukan oleh petugas kantor depan sehari-hari, adapun fungsi-fungsi tersebut adalah:

a.       Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain: menerima pemesanan kamar, melakukan pendaftaran tamu, memblok kamar

b.      Memberikan informasi mengenai seluruh produk, fasilitas, pelayanan dan aktivitas yang ada di hotel maupun diluar hotel.

c.       Mengkoordinasikan kepada bagian lain yang terkait dalam rangka memenuhi keinginan tamu serta memberikan pelayanan yang maksimal.

d.      Melaporkan status kamar yang terkini.

e.       Mencatat, memeriksa pembayaran tamu serta menangani rekening tamu.

f.       Membuat laporan yang dibutuhan oleh hotel.

g.      Memberikan pelayanan telekomunikasi untuk tamu.

h.      Memberikan pelayanan barang bawaan tamu.

i.        Menyelesaikan keluhan tamu

Selain mempunyai fungsi yang penting, front office juga berperan penting dalam hal pelayanan dan pencapaian tujuan hotel yakni memberikan pelayanan yang diharapkan oleh tamu, membentuk citra hotel dan pendapatan yang maksimal. Peranan itu antara lain:

a. Pemberi informasi

Petugas kantor depan diharapkan mampu memberikan informasi yang jelas, benar dan cepat tentang produk, fasilitas, aktivitas, pelayanan yang ada di hotel maupun di luar hotel, informasi yang diberikan tidak hanya terbatas untuk tamu tetapi informasi yang dibutuhkan oleh kolega/teman sejawat lainnya.

b. Penjual(sales person)

Petugas kantor depan diharuskan mempunyai jiwa menjual, selain dikarenakan fungsi utama menjual produk hotel, bagian ini adalah bagian yang sering berhubungan langsung dengan tamu hotel.

c. Wakil manajemen

Petugas kantor depan dalam keadaan tertentu dapat berperan sebagai wakil manajemen untuk mengatasi/menyelesaikan masalah yang timbul di luar jam kerja manajemen.

d. Penyimpan data

Sumber data kegiatan hotel banyak berasal dari laporan yang dibuat oleh petugas kantor depan dan penyimpanan data tersebut juga di bagian kantor depan, oleh sebab itu data yang dibuat dan disimpan harus selalu terkini, sehingga manajemen dapat membuat keputusan dan kebijakan yang tepat untuk masa yang akan datang

e. Diplomatis

Petugas kantor depan pada situasi dan kondisi tertentu diharapkan mampu melakukan tindakan secara diplomatis sehingga dapat menjaga hubungan yang baik dengan tamu dan pihak lain.

f. Pemecah masalah

Petugas kantor depan diharapkan dapat memecahkan masalah yang dialami oleh tamu, tak terkecuali masalah yang berasal dari bagian lain.

g. Humas

Petugas kantor depan berperan secara baik, aktif dalam berhubungan dengan tamu dan masyarakat sekitar agar terjadi hubungan yang harmonis dan berdampak pada pembentukan citra hotel yang baik.

Peralatan yang digunakan di Front Office:

Pada dasarnya penggunaan peralatan dan jenis formulir di hotel berbeda-beda tergantung pada sistem operasional yang digunakan, kebutuhan/kegunaan dan kebijakan hotel tersebut. Semakin canggih

sistem operasional hotel, semakin canggih pula alat yang digunakannya begitu pula pada sistem operasional semi otomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu sederhana berupa rak. Pada
sistem operasional manual tidak digunakan peralatan&kecuali telepon dengan jumlah yang terbatas, serta counter reception.

a. Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel semi otomatis.

a)      Front office counter

Counter adalah meja panjang yang digunakan untuk menerima kedatangan tamu dan tempat menyimpan sebagian peralatan dan perlengkapan kantor depan.

a.      Room rack/rak status kamar

Dalam sistem operasional hotel semi otomatis, room rack berfungsi untuk mengetahui setiap saat status kamar, room rack ini disusun berdasarkan no kamar & lantai kamar, untuk mengetahui status kamar maka digunakan kode warna merah untuk kamar yang occupied (dihuni), serta diberi tanda kertas kecil (room rack slip/guest slip) yang akan diselipkan pada room rack untuk mengetahui data tamu yang menginap. Warna kuning menunjukkan kamar yang vacant dirty yang artinya kamar tersebut kosong dan masih kotor sehinga
belum bisa dijual, warna bening untuk kamar yang bisa dijual atau available room. Status kamar lainnya seperti sleep out, out of order, occupied no luggage akan diberi tanda dengan menyelipkan slip/kertas kecil yang bertuliskan status SO(Sleep out), OOO(Out Of Order),OOS (Out of Service) atau ONL (Occupied No Luggage)

b.      Information rack

Rak informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang menginap di hotel, penyusunan rak ini berdasarkan alpabet nama tamu. Ketika ada tamu yang check in maka akan dibuatkan guest slip yang diselipkan pada room rack dan information rack. Rak ini biasanya terdapat di bagian telepon operator dan housekeeping/tata
graha.

c.       Reservation rack/rak pemesanan kamar

Rak pemesanan kamar berada di bagian reservasi, rak ini adalah tempat untuk menempatkan reservation slip, penyusunan rak ini berdasarkan tanggal kedatangan tamu menginap dihotel serta jenis tamu.

d.      Key and Mail rack/rak kunci kamar dan surat

Rak ini berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuk tamu. Key & mail rack ini sudah jarang ditemukan pada hotel yang besar dan hotel yang menggunakan sistem komputer. Hal ini dikarenakan jarang digunakannya kunci pintu kamar manual, tetapi menggunakan kunci yang berbentuk kartu (key card/ving card) sehingga tidak memerlukan tempat khusus untuk menyimpannya. Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan untuk tamu tidak memerlukan tempat khusus karena setiap ada pesan/surat untuk tamu akan dihubungi ke kamar atau diantar ke kamar.

b)      Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel otomatis/komputer

Ø Komputer

Di jaman yang sudah canggih ini, penggunaan komputer sangat penting karena komputer mempunyai kelebihan dibandingkan dengan sistem manual atau semi otomatis, kelebihannya antara lain data yang
ada lebih akurat, waktu penyimpanan data yang lebih lama dan pengaksesan data yang lebih cepat. Sistem operasional hotel komputer yang digunakan banyak jenis nya tergantung pada kebutuhan hotel, seperti contoh banyak hotel yang menggunakan sistem Maxial,Fidelio/Micros, Hotel Pro, Realta, HIS dsb.

Ø Bill rack

Rak untuk menyimpan tagihan tamu beserta supporting bill (bon pendukung)nya, rak ini disusun berdasarkan nomor kamar tamu.

Ø Safe deposit box

Safe deposit box/kotak tempat menyimpan barang berharga milik tamu seperti: passpor, dokumen, perhiasan, uang dll. Fasilitas penyimpanan ini tidak dikenakan biaya jika tamu tersebut menginap dihotel, apabila tidak menginap dihotel maka akan dikenakan biaya penyewaan yang besarnya tergantung dari lamanya penyewaan safe deposit box. Safe deposit box ini terletak tidak hanya di dekat counter Front Office tetapi umumnya juga tersedia didalam kamar.

Ø Paging board

Paging board adalah papan yang digunakan untuk mendapatkan tamu di sekitar lobby atau di restoran, apabila ada tamu yang mencarinya atau ada sambungan telepon untuknya, perlengkapan pendukung paging board yaitu bel yang berfungsi untuk menarik perhatian tamu.

Ø Pigeon Hole

Berguna untuk menyimpan surat/memo untuk internal hotel, segala surat yang didistribusikan ke bagian kantor depan akan disimpan di rak ini yang kemudian akan di baca oleh seluruh petugas kantor depan sebagai informasi terkini

Ø Telephone

Telepon berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh staf dalam hal berkoordinasi untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.

Ø Fax machine/mesin fax

Fax merupakan salah satu alat komunikasi yang penting digunakan dihotel, karena pada masa sekarang ini media/alat bisnis yang paling sering digunakan dan relatif murah adalah dengan meggunakan mesin fax. Fax ini akan menerima salinan surat yang dikirim oleh si pengirim persis sama dengan surat yang dibuatnya.

Ø Key drop box

Ketika tamu tidak berada di kamarnya sebaiknya ia menitipkan kunci kamar di bagian reception untuk menghindari kehilangan serta diketemukannya kunci oleh orang lain. Key drop box ini berupa kotak yang berada di counter dan diberi lubang kecil untuk memasukan kunci yang dititipkan.

Ø PABX

PABX (Private Automatic Branch Exchange) adalah alat utama yang digunakan di bagian operator telepon, alat ini berupa telepon yang terdiri dari tombol-tombol serta dilengkapi dengan head set dan pengeras suara
untuk menerima sambungan telepon masuk atau melakukan sambungan keluar hotel.

Ø  Luggage trolley

Lugagge troley digunakan oleh porter/bellboy yang berfungsi untuk membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak, ada beberapa macam trolley yang dikenal dengan bellhop, president, gemini.

Ø Key encoder machine

Alat ini berguna untuk memprogram kunci kamar, cara penggunaan alat ini dengan memasukan nomor kamar dan masa berlakunya kunci yang biasanya diprogram sampai dengan tanggal keberangkatannya,
alat ini dapat membuat kunci kamar duplikat jika tamu yang berada di kamar lebih dari satu orang, jenis kunci yang dipergunakannya adalah unci yang berbentuk kartu yang juga bisa di program beberapa kali
untuk tamu yang berbeda.

Ø Credit card imprinte

Adalah alat untuk mencetak data yang ada di kartu kredit seperti nama tamu, nomor kartu dan masa berlakunya kartu. Pada era sekarang ini penggunaan alat ini sudah jarang karena digunakannya
Electronic Data Capture (EDC) machine sebagai pengganti fungsi credit imprinter ini, namun alat ini digunakan jika jalur/line EDC machine mengalami kerusakan.

Ø EDC (Electronic Data Capture) machine 

Berfungsi untuk mencetak kartu kredit tamu, jika pembayaran yang digunakan kartu kredit. Apabila dana yang diminta hotel disetujui oleh pihak bank dan bank akan memberikan nomor persetujuan yang akan
tertera pada slip/kertas kartu kredit. Jika bank tidak menyetujui maka akan terlihat tulisan pada display EDC seperti expired card/kartu sudah tidak berlaku atau do not honour yang disebabkan tagihan kartunya melebihi batas yang ditentukan oleh bank.

c)      Formulir

Penggunakan formulir dibagian kantor depan hotel tidak harus sama bentuknya di hotel, namun kolom atau data yang ada di dalam formulir tidak terlalu berbeda, ada formulir yang digunakan di hotel satu namun
tidak digunakan dihotel lainnya, dengan kata lain penggunaan formulir tergantung kebutuhan hotel masing-masing. Formulir yang umumnya terdapat di bagian kantor depan:

1.      Registration form

2.      Guest card.

3.      Meal coupon

4.      Welcome drink card 100

5.      Guest slip

6.      Cash receipt

7.      Reservation form

8.      Reservation slip

9.      Reservation of confirmation letter

10.  Bellboy errand card

11.  Luggage tag

12.  Baggage claim check

13.  Parking valet card

14.  Change room or rate form

15.  Sleep out form

16.  Miscellanous form

17.  Paid out form

18.  Rebate form

19.  Bellboy control sheet

20.  Message form

21.  Safe deposit box card

22.  Guest history card

23.  Foreign exchange form

24.  VIP daily list

25.  Today expected arrival list

26.  Arrival list

27.  Guest in house list

28.  Departure list

29.   No show list

30.  Cancellation list

31.  Group rooming list

32.  Courtessy call list

33.  Onward Reservation Form (for Hotel chain)

34.  Incognito/Full Incognito Forms

35.  Fruit/Flower Requisition Form

36.  Guest Birthday Form

37.  Towels Form (for Swimming Pool)

38.  Taxi Card