Housekeeping Departement

Pembaca yang baik saya akan sedikit berbagi mengenai Housekeeping departement,

HOUSEKEEPING Department

(Tata Graha Hotel)

Bagian dari hotel yang bertanggungjawab atas kebersihan, kerapian, kenyamanan dan kelengkapan kamar tidur yang akan ditempati tamu serta menjaga kebersihan public area baik itu di Front Of the House (FOH) maupun back of the house (BOH) seperti : restaurant, rekreasi area, meeting room, employee locker, parkir area, garden / landscape, beach area.

Pembagian area kerja di Housekeeping dibagi menjadi :

1.    Room Section / Floor Section / Seksi kamar

Bagian yang bertanggung jawab atas kerapian, keindahan, kebersihan, kelengkapan guest supplies dan kenyamanan kamar, baik yang ada tamunya (occupied ) maupun yang kosong ( vacant )

Rooms adalah salah satu bagian yang paling penting dari sebuah hotel yang bagus, hal tersebut yang membuat tamu merasa senang karena sesuai dengan apa  yang mereka bayar untuk menginap, kebanyakan orang akan menilai ukuran kamar, fasilitas hotel, lokasi, kebersihan. Faktor penting yang biasanya selalu dilupakan adalah tugas dari staff housekeeping  (housekeeping attendant). 

Staff Housekeeping  bekerja keras memastikan bahwa kamar yang berantakan dapat  bersih pada hari itu,  mereka merasakan kamarnya rapi, bersih dan lengkap karena  dibersihkan setiap hari. Kebanyakan orang tidak sadar akan hal ini, seorang housekeeping attendant (room attendant/ pramugraha) dapat dengan cepat membersihkan banyak  kamar setiap hari.

Staff Housekeeping  bekerja keras memastikan bahwa kamar yang berantakan dapat  bersih pada hari itu. Tugas utama dari Room Attendant adalah di dalam kamar Make up Room juga making bed, mengganti handuk bertukar  yang dipakai dengan handuk yang baru dan segar, pembersihan dan desinfeksi kamar mandi dan menyediakan peralatan mandi baru, membershkan debu karpet, furniture dan mengambil sampah. Mengecek tentang fungsi peralatan yang ada di kamar ( lampu, air, listrik, alat eletronik ( TV, radio dll )

Beberapa hal yang berhubungan dengan room section :

•    Service Sequence Housekeeping

•    Task Breakdown Housekeeping

•    Make up Room Procedure

•    Cleaning procedure

•    Set up attendant trolley

•    Up date room status

•    Housekeeping report

•    Type Room

•    Master key Procedure

•    Room Check List

Hal-hal penting dalam proses pembersihan kamar.

•    Pembersihan kamar tidur.

•    Pembersihan kamar mandi.

•    Pembersihan lantai dan peralatannya.

•    Kebersihan Linen.

•    Kelengkapan dan fungsi perlengkapan kamar.

2.    Lost & Found

Adalah penemuan barang-barang yang hilang, baik itu dikamar tamu maupun di public area di dalam lingkungan hotel. L&F dibawah kordinasi housekeeping, baik itu pencatatan dengan kode, tanggal, nomor yang urut, penyimpanan yang ditempatkan di tempat khusus dan masa berakhirnya ( keluarnya ). Dalam operasional sehari-hari L&F dikelompokkan menjadi beberapa jenis.

Æ  Kelompok barang yang dibuang oleh tamu.

Æ  Kelompok barang biasa.

Æ  Kelompok barang makanan dan minuman.

Æ  Kelompok barang berharga.

3.     Public Area Section / public space / area umum

    Area umum di hotel meliputi main entrence, lobby, front desk, elevator, corridor, recreation area, basement. Locker employee, meeting room, offices, landscape,  taman, pantai.

Sistem cleaning public area

Ø  Special Cleaning ( SPC )

Konsentrasi 1 (satu) pekerjaan yang dilakukan pada 1(satu) tempat yang dikerjakan secara detail dengan hasil yang maximal. Contoh : Shampooing carpet meeting room, Shampooing sofa, Cleaning St. Steel, Spotting carpet / wall, marble crystalisasi, coating floor, cleaning glass wall / windows,  cleaning wooden lobby furniture, cleaning stair case, brushing floor corridor dll.

Ø  General Cleaning ( GC )

Beberapa pekerjaan yang dilakukan / dikonsentrasikan pada satu tempat tertentu, waktu tertentu dengan hasil yang maximal. Contoh : General Cleaning Meeting Room, GC HK Store, GC Koridor floor 5, GC Restaurant, GC Restroom  Lobby, GC HK Office, GC Locker, GC Room dll.

Ø  Regular Cleaning / Daily Cleaning

Pekerjaan yang harus dilakukan setiap hari pada beberapa area yang sering digunakan, dilalui dan dikerjakan secara teratur, terjadwal. Contoh : Pembersihan area  restaurant, koridor, locker, mopping loading dock, mopping  back area, lobby duster koridor area, vacuum koridor carpet, sweeping carpark, cleaning door glass lobby, cleaning restroom dll.

4.      Housekeeping Cleaning Methods :

1.    Sweeping

2.    Dusting

3.    Mopping

4.    Drymop / lobby duster system

5.    Shampooing

6.    Spotting

7.    Brushing

8.    Crystalisasi

9.    Coating

10.  Steaming

5.      Laundry Section

 Salah satu department revenue yang bertanggung jawab atas pencucian pakaian tamu ( Laundry, Dry Cleaning, Pressing ), uniform dan  linen hotel.

    Tujuan pokok laundry operation adalah : hasil cucian bersih, tidak ada noda, lembut.

     Linen Supllies:

Ø  Sheets ( Kain sprei, pelapis, penutup tempat tidur )

Ø  Towels ( handuk ).

Ø  Inner Duvet / insert Duvet (  bagian dalam duvet terbuat dari dacron ).

Ø  Cover Duvet ( sarung Duvet ).

Ø  Bed Cover ( penutup bed ).

Ø  Bad Pad / matras protector ( alas matras / kasur ).

Ø  Blanket / Selimut.

Ø  Pillow case / sarung bantal, pillow protector.

Ø  Vitrage ( tirai tipis ).

Ø  Gordyn ( gorden ).

Ø  Black Out / BO  ( Pelapis gordyn biasa terbuat dari kain semi karet atau kain tebal )

     Linens :

Ø  King Sheets                                     Ukuran    280 x 280

Ø  Queen Sheets                                  Ukuran    260 x 280

Ø  Twin/Single Sheets                          Ukuran    180 X 280

Ø  Pillow Case/sarung bantal               Ukuran    50 X 75

Ø  Pillow / bantal                                 Ukuran    50 X 75

Ø  Bolster / guling                                Ukuran    30 X 120

Ø  Bath towels / handuk mandi           Ukuran    70 X 140

Ø  Hand towels / handuk tangan         Ukuran    40 X 80 ( 35 x 75 )

Ø  Bath mats/alas kaki/ keset               Ukuran    45 X 75 ( 50 x 75 )

Ø  Face towels / handuk muka             Ukuran    30 X 30

Ø  King Inner Duvet (ID)                    Ukuran    260 X 230

Ø  Queen ID                                        Ukuran    240 X 230

Ø  Twin / Single ID                              Ukuran    160 X 230

Ø  King Duvet Cover (CD)                 Ukuran    260 X 230

Ø  Queen DC                                       Ukuran    240 X 230

Ø  Twin / Single DC                            Ukuran    160 X 230

Ø  Bed Pad King                                 Ukuran    200 X 200

Ø  Bed Pad Queen                               Ukuran    180 X 200

Ø  Bed Pad Twin                                 Ukuran    100 X 200 

6.      Gardening Section / Florist / Seksi pertamanan dan penyediaan bunga

Bertanggung jawab terhadap kerapian dan kesuburan tanaman, baik itu di luar maupun tanaman di dalam hotel ( indoor plant ) biasa dalam seksi ini ada diikut sertakan florist yang bertugas mempersiapkan rangkaian bunga untuk hotel, baik itu kamar-kamar vip maupun untuk FB department.

7.      Recreation Section / Health Club / tempat club kesehatan

Bagian yang bertanggungjawab terhadap fasilatas tamu yang ada di hotel seperti kolam renang, spa, sauna, steam room, Jacuzzi, massage room, fitness centre, lapangan olah raga ( tennis, golf dll ) untuk dijaga kebersihannya, kelengkapan peralatannya maupun  kondisinya.

8.      Administration

Bagian yang bertanggung jawab terhadap file data housekeeping, ketersediaan supplies baik itu cleaning supplies, maupun guest supplies juga berfungsi sebagai pengontrol pengeluaran housekeeping supaya tidak melebihi dari budget / anggaran pengeluaran yang telah ditetapkan ( controlling budgeting )

Hal yang berkaitan dengan Housekeeping Administrasi :

Ø  Planning Housekeeping Operations.

Ø  Housekeeping Standard Procedure.

Ø  Budgeting for Housekeeping Expenses Controlling Expenses.

Ø  Store Requestation.

Ø  Purchase Requestation.

Ø  Housekeeping Inventories.

Ø  Room Attendant Control Sheet.

Ø  Lost & Found.

Ø  Order Taker.

Ø  Parstock Linen.

Ø  Linen, Uniforms and Laundry Operations

Ø  Discrepancy report

Ø  Managing Housekeeping Personnel.

Ø  Staffing & Scheduling / Daily Routines and Systems.

Ø  Contracts and Outsourcing.

Ø  Composition, Care and Cleaning of Different Surfaces.

Ø  Supervision in Housekeeping.

Ø   Interior Designing.

Ø  Interior Decoration.

Ø  Safety and Security.

Ø  Pest Control and Waste Disposal.

Ø  Internal Environment.

Ø  Flower Arrangement.

Ø  Landscaping.

Ø  Renovation.

Housekeeping Supplies :

1.    Guest Supplies

2.    Printing & Stationary.

3.    Linen Supplies.

4.    Paper Supplies.

5.    Cleaning Supplies.

Housekeeping equipment / .Cleaning Equipment :

1.    Machine Equipment.

2.    Manual Equipment.

Cleaning Equipment antara lain :

Ø  Dry Vacuum Cleaner.

Ø  Wet Vacuum Cleaner.

Ø  High Pressure / Water Pressure.

Ø  Extraction machine ( shampoo carpet ).

Ø  Hand Steam machine / portable steam.

Ø  Polish machine / brushing machine ( Low Speed ).

Ø  Buffing machine ( High Speed ).

Ø  Hand Polisher.

Ø  Blower.

Ø  Room Attendant Trolley.

Ø  Public Area Trolley.

Ø  Rubbish Container.

Ø  Manual Sweeper.

Ø  Brushing pad 8 mm.

Ø  Brushing pad 3 mm.

Ø  Pad Holder.

Ø  Vacuum Bag.

Ø  Bucket.

Ø  Lady bucket / room boy bucket ( caddy )

Ø  Hand Brush.

Ø  Stick Brush.

Ø  Floor Squeeze.

Ø  Window Squeeze.

Ø  Lobby Duster Stick.

Ø  Wet Mop stick.

Ø  Single Bucket / Press Mop.

Ø  Cotton mop / wet mop.

Ø  Broom plastic.

Ø  Coconut Broom.

Ø  Dust Pan

Ø  Pad Strip Telescopic Handle.

Ø  Floor Sign.

Ø  Gun Sprayer / bottle sprayer.

Ø  Sponge.

Ø  Red Pad 16 Inc.

Ø  White Pad 16 Inc.

Ø  White Pad 20 Inc.

Ø  Kape / Scraper.

Ø  Kuas.

Ø  Glass Cloth.

Ø  Dust Cloth.

Ø  Floor Cloth.

Organization Chart / Staffing :

F Executive Housekeeper, Housekeeping Manager.

F Assistant Executive Housekeeper.

F Housekeeping Supervisor ( Floor Supervisor, Public Area Supervsior ).

F Housekeeping Secretary.

F Housekeeping Order Taker.

F Floor Attendant ( Room Attendant, Room Boy, Room Maid / Pramugraha ).

F Public Area Attendant ( Houseman, Public Area Cleaner, Cleaning Service ).

F Landscaping, Gardener, Florist.

Pengelolaan Shift Kerja ( Waktu kerja ) :

Sebelum melakukan pembagian shift kerja room attendant  perlu diperhatikan perkiraan hunian ( forecast occupancy ) pada satu minggu kedepan ataupun satu bulan kedepan. Hal ini dilakukan untuk pembuatan keakuratan jadwal kerja. Kebutuhan staff tergantung pada tingkat hunian hotel. forecast occupancy sangat dibutuhkan untuk mendapatkan perkiraan yang cukup, baik jumlah staf yang akan bekerja ataupun jumlah rata-rata kamar yang akan dikerjakan untuk masing-masing orang.  Kemudian dapat mengalokasikan 16  atau bahkan 20 kamar untuk masing-masing kamar room attendant, semua ini tergantung dari speed room attendant, type kamar, lokasi kamar. Tentu akan jadi beda jika yang akan dibersihkan adalah kamar yang type standard, suite, apartment, bungalow, villa atau kamar yang terletak di tepi pantai bahkan di tepi tebing (untuk clif hotel).

Untuk lengkapnya ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan Jadwal kerja ( Time schedule, Roster ) antara lain :

Ø  Forecast occupancy.

Ø  Jumlah tenaga yang dibutuhkan termasuk tenaga pengganti.

Ø  Shif kerja ( pagi, middle, sore, malam ).

Ø  Waktu libur Staff ( Cuti, Libur umum, libur mingguan, libur khusus ).

Ø  Pola kerja ( 6-1, 5-1, 5-2 ) yang kesemuanya mengacu pada aturan Disnaker dengan total jam per minggu.

Ø  Quota Kerja ( credit / point, section, jumlah ).

Ø   Lokasi Kerja ( Villa / Bungalow / Cottage, Building, Beach / Resort, Bussiness / City Hotel, dll ).

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE :

1.    Pembersihan kamar tamu

Maksud dan tujuan :

    Memastikan kegiatan yang dilakukan oleh Room attendant, agar kamar-kamar yang telah dibersihkan dalam kondisi siap dihuni / dijual sesuai dengan kriteria / standard yang telah ditentukan.

Ø  Uraian Kerja.

Ø  Perencanaan / persiapan Kerja.

Ø  Kebutuhan untuk merencanakan pekerjaan make up agar dapat berjalan efektif dan efisien.

Ø  Mencetak status kamar dari komputer di HK office.

Ø  Merencanakan pembagian kamar.

Ø  Membagikan/menginstruksikan nomor-nomor kamar yang harus di-make up room oleh Room Attendant.

Ø  Para Floor  Supervisor mencatat nomor-nomor kamar yang harus di-make up room pada Room Attendant Work Sheet.

Ø  Melakukan tugas lain yang telah diinstruksikan pada awal jam kerja.

Ø  Melakukan pemeriksaan kamar & mengumpulkan laundry.

Ø  Penyiapan sarana kerja / alat bantu.

Ø  Perencanaan kerja selesai.

Ø  Menuju ke tempat penyimpanan sarana kerja/ alat bantu.

Ø  Mengecek kelengkapan alat bantu disesuaikan dengan pembagian kerja yang telah diterima, Jika ada kekurangan segera dilengkapi dulu.

Ø  Menata Room Attendant trolly untuk ½ hari kerja.

Ø  Menuju floor untuk pengecekan kondisi kamar dan pick up laundry.

Ø  Siap Melakukan make up room.

     Kegiatan Make up Room :

Ø  Siap Melakukan make up room.

Ø  Mengetuk pintu/ membunyikan bell kamar sambil memperkenalkan diri.

Ø  Membuka pintu disertai salam dan minta ijin untuk membersihkan kamar jika terdapat tamu.

Ø  Masukan keytag ke holder supaya kamar terang.

Ø  Melakukan kegiatan stripping.

Ø  Melakukan kegiatan making bed.

Ø  Melakukan kegiatan dusting sambil memeriksa fungsi fasilitas di kamar, seperti lampu, TV, & AC.

Ø  Melakukan kegiatan kegiatan Bathroom cleaning.

Ø  Melengkapi kembali give away supplies & non-give away supplies.

Ø  Melakukan kegiatan pembersihan lantai kamar (vacuuming carpet).

Ø  Melakukan pengecekan akhir.

Ø  Mematikan lampu kamar.

Ø  Menutup kembali pintu kamar, yakinkan pintu terkunci dengan baik.

Ø  Pembuatan Laporan.

Ø  Make up Room selesai.

Ø  Mencatat semua sarana kerja yang digunakan  maupun hal penting di Room Attendant Work Sheet.

Ø  Meneruskan ke kamar berikutnya untuk melakukan kegiatan make up room.

Ø  Bagi Supervisor housekeeping kegiatan dilanjutkan dengan kegiatan inspeksi kamar.

Ø  Di akhir shift menyerahkan Room Attendant Work Sheet, yang telah diisi dengan benar ke Floor Supervisor.

2.    Penataan tempat tidur

      Maksud dan tujuan:

 Memastikan standar penataan tempat tidur dilakukan dengan efektif, efisien, rapi, bersih dan siap digunakan sesuai dengan jenis kamar yang ada

     Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum making bed adalah :

Ø  Memeriksa keadaan serta perlengkapan tempat tidur yang kira-kira harus diganti atau diperbaiki.

Ø  Menyiapkan linen bersih, sheet, pillow case, blanket dan bed cover.

Uraian Kerja:

Ø  Sheets kotor tiga buah, pillow case yang kotor dikeluarkan dan masukkan ke dalam hamper yang ada di trolley. Yang ditinggalkan didalam kamar adalah selimut, bantal, bed cover dan bed pad. Bed pad kalau kotor harus diganti dengan yang bersih.

Ø  Rapikan letak kasur juga bed skirting, bed pad dirapikan letakan ditengah-tengah kasur, gunanya untuk mencegah merembesnya air dan udara yang panas dari pada kasur.

Ø  Sheet pertama yang bersih dipasang,  bagian yang halus diatas. Bagian kepala lipatannya lebih lebar daripada bagian kaki. Kemudian kelebihan panjang dan lebar dari sheet ini diselipkan kebawah kasur, sedangkan sudut-sudutnya dilipat segitiga dahulu sebelum dimasukkan ke bawah kasur.

Ø  Sheet kedua yang bersih dipasang terbalik, yang halus dibawah dan yang kasar diatas, tanpa dilipat terlebih dahulu. Untuk bagian kepala tidak ada kelebihan dan harus sejajar dengan kasur, jadi tidak ada kelebihannya.

Ø  Pasanglah selimut dan top sheet (dimana diambil dari sheet yang baru) dengan sisi atas yang sejajar, kemudian ditarik kira-kira 25 cm, lalu sheet kedua dilipat sehingga menutupi sedikit bagian atas dari blanket dan top sheetnya.

Ø  Masukkan keseluruhan sheet dan blanket ke bawah kasur :

F  Pertama dirapikan keseluruhan sheet, blanket ke kiri dan ke kanan hingga kebawah dengan ketat.

F Kelebihan bawah / bagian kaki dibuat segitiga dulu baru dimasukkan kebawah kasur.

F Terakhir pasang pillow case dan tempatkan diatas bed kemudian ditutup dengan bed cover. Bed sudah rapi dan siap digunakan..

3.   Penataan Kamar

 Maksud dan tujuan

Memastikan standar penataan kamar tidur dan kamar mandi dilakukan dengan efektif dan efisien.

Uraian Kerja

Cara membersihkan dan menata kamar mandi

Yang dimaksud dengan cara membersihkan dan menata kamar mandi adalah bagaimana caranya roomboy membersihkan dan mengatur perlengkapan yang ada di dalam kamar mandi sehingga bersih dan rapi.

Hal yang perlu diperhatikan:

Ø  Kalau kamar occupied, minta izin dahulu.

Ø  Mengeluarkan semua handuk kotor dan masukkan kedalam hamper trolley (untuk linen kotor).

Ø  Sampah-sampah yang ada di dalam kamar mandi dikeluarkan dan dimasukkan kedalam trolley hamper dikhususkan untuk sampah.

Ø  Persiapan

F Menyiapkan peralatan serta bahan pembersih berupa sikat kamar mandi, toilet bowl brush, chemicals pembersih juga towel yang kering dan bersih, sponge / tapas.

F Keseluruhan peralatan tersebut harus disiapkan dalam keadaan bersih.

Pelaksanaan :

Ø  Cucilah gelas lebih dahulu dengan bahan pembersih dan alat penggosok scotch brite, setelah bersih ditelungkupan gelas tersebut diatas tempat bersih yang sudah dialasi dengan napkin untuk alas gelas.

Ø  Mulailah membersihkan bagian atas, antara lain kaca diatas wash basin table dengan chemical khusus yang sudah disiapkan.

Ø  Setelah wash basin, kran air, wash basin table.

Ø  Bersihkan bathtub, kran-kran air, tempat sabun, shower head mulai dari dindingnya dengan cara membilas dengan air panas supaya kotoran yang menempel turun ke bathtub kemudian semprotkan chemical Multi Purpose Cleaner dan disikat dengan scotch brite Kemudian dibilas dengan air hangat.

Ø  Bersihkan toilet bowl dengan menggunakan sikat khusus dimulai dari bagian dalam kemudian bagian luar sampai dengan kaki dan water tank.

Ø  Bersihkan lantai dengan cara menyikat kemudian dipel dan keringkan.

Ø  Lengkapi linen supplies kamar mandi seperti bath towel, hand towel, face towel dan bath mat.

Ø  Letakkan gelas yang bersih diatas wash basin table dialasi dengan gelas coaster sesuai dengan standar yang telah ditentukan.

Ø  Lengkapi kebutuhan lainnya seperti sabun, korek api, lilin, toilet paper, tissue paper untuk di kamar mandi.

Ø  Periksalah kembali kemungkinan ada kerusakkan yang perlu dilaporkan ke HK Office untuk dibuatkan work order ke Engineering.

Ø  Periksa lagi dimana kemungkinan ada alat-alat yang tertinggal juga check kerapian set-up dengan melihat keseluruhan di dalam kamar mandi.

Ø  Hal – hal yang harus diperhatikan :

F Trolley yang sudah dilengkapi dengan linen dan peralatan lainnya diletakkan didepan pintu kamar yang akan dibersihkan.

F Menekan bel yang ada disetiap muka pintu kamar atau mengetuk tiga kali sambil menyebutkan “Housekeeping”.

F Setelah membuka pintu masukkan keytag dikotak shaving energy.

F Buka draperies yang masih menutup, kalau cuaca mendung dan hujan dimana didalam kamar keadaannya gelap.

F Nyalakan lampu dikamar supaya keadaan di dalam kamar terang.

F Check tombol AC.

F Periksalah seluruh kamar jika ada barang tamu yang tertinggal di dalam dan serahkanlah ke bagian Lost & Found.

F Buanglah semua sampah dari dalam kamar ke dalam trolley hamper untuk sampah.

F Linen-linen kotor seperti sheet, pillow case juga dikeluarkan dari dalam kamar dan ditaruh di trolley hamper linen kotor.

F Check lampu atau lainnya, kemungkinan ada yang rusak atau tidak berfungsi.

F Menyiapkan jumlah linen yang akan digunakan sesuai dengan yang diperlukan.

F Menyiapkan guest supplies yang diperlukan.

Ø  Making bed - menata tempat tidur.

Ø  Membersihkan kamar mandi.

Ø  Membersihkan semua furniture.

Ø  Vacuuming Carpet.

Ø  Letakkan stationary di tempat yang telah ditentukan.

Ø  Periksa TV, radio dan tombol AC dalam keadaan ON.

Ø  Periksa dan dirapikan glass curtain dan draperies.

Ø  Sebelum meninggalkan kamar, semprotkan penyegar dengan wangi-wangian kamar.

Ø  Pintu kamar ditutup dengan baik dan cabutlah keytag.

     Make up Occupied Room

Yang perlu diperhatikan oleh roomboy untuk menjalankan tugas ini adalah ::

    1.  Roomboy harus minta izin dahulu kepada tamu bila tamu ada di

         dalam kamar.

    2.  Roomboy tidak dibenarkan merubah letak barang-barang tamu

         yang ada di dalam kamar.

    3.  Jika ketika memasuki kamar ternyata tamu sedang tidur, maka

         tinggalkan kamar tersebut dengan pelan-pelan, jangan sampai

         membangunkan tamu.

 Untuk saran dan kritik yang membangun sangat kami harapkan, adapun data-data ini saya peroleh dari berbagai web.

salam